Група 1

30.11.2020 Урок №19 

Побудова діаграм в MS Excel.   

 Діаграми призначені для графічного відображення числових даних у звітах, на презентаційних, рекламних сторінках тощо.

Діаграми поділяються на стандартні (найбільш поширені) та нестандартні (використовуються зрідка).

Є багато типів стандартних діаграм: гістограма, графік, круго­ва, точкова, з областями, кільцева, поверхнева, біржова, цилін­дрична, конічна тощо. Кожний тип стандартної діаграми має де­кілкьа різновидів. З нестандартних використовують такі: блоки з областями, блакитна кругова, дерев'яна.

Найчастіше будують кругові, точкові, стовпчикові стандартні діаграми різних видів.

Вставлення діаграми або графіка в електрону таблицю:

• виділяємо клітинки з даними які потрібно представити у графічному вигляді;
• перейти до вкладки Insert (Вставка), у розділі Charts (Діаграми) обрати команду Recommended Charts (Рекомендовані Діаграми) – програма проаналізує вихідні дані і запропонує найвдаліші варіанти діаграм;
• якщо рекомендовані Excel діаграми не підходять, користувач може самостійно обрати тип діаграми перейшовши до вкладки All Charts (Усі діаграми);
• щоб вставити обрану діаграму потрібно її виділити і натиснути на кнопку ОК.

Об’єкти діаграм та їх властивості.

Розглянемо основні об’єкти діаграм:

• область діаграми – в ній розміщуються усі елементи діаграми;
• елемент або точка даних – геометрична фігура, яка відображає на діаграмі певне значення з електронної таблиці;
• підпис – це числове значення яке може мати елемент даних;
• ряд даних – набір елементів даних, які пов’язані між собою певним чином;
• легенда – пояснення до діаграми, в якій вказані назви рядів даних за якими було побудовано діаграму і відповідні їм кольори;
• головна горизонтальна вісь – вісь Х (категорій), на ній позначаються значення певної властивості даних (в даному випадку назви місяців);
• головна вертикальна вісь – вісь Y (значень), на ній міститься шкала з певним кроком, який установлюється автоматично, залежно від найменшого та найбільшого значень даних, зображених на діаграмі;

Редагування діаграм.

Після того як діаграма була вставлена у аркуш електронної таблиці, на стрічці команд з’являється область Chart Tools (Знаряддя для діаграм) з двома додатковими вкладками Design (Конструктор) та Format (Формат). Саме вони і допоможуть нам редагувати нашу діаграму.

Розглянемо нашу діаграму і ми бачимо що вісь категорій (вісь Х) є не дуже інформативною, дані на ній представлені зовсім невдало. Спробуємо змінити це.

Перейдемо до вкладки Design (Конструктор), у розділі Chart Styles (Стилі діаграм) ми можемо обрати інший стиль для нашої діаграми, розділ Change Chart Type (Змінити тип діаграми) дозволяє змінити тип діаграми, або якщо тип діаграми влаштовує користувача, змінити вид подання даних на діаграмі.

Однак, тип і вид діаграми нас цілком влаштовує, форматування діаграми ми зробимо пізніше, залишається спробувати змінити подання даних на діаграмі. Звернемося до розділу Data (Дані) і за допомоги команди Switch Row/Column (Повернути вісь) поміняємо місцями стовпці зі строками. Тепер на осі Х будуть знаходитись не місяці а роки, а діаграма прийме наступний вигляд.

Добре, ми досягли бажаного результату, діаграма виглядає більш інформативно і порівняти середньомісячні температури за кожен рік окремо стало набагато легше.

Ідемо далі, давайте представимо, що наприклад, користувачу потрібно відобразити тільки окремі елементи даних, тобто залишити на діаграмі дані тільки за літні місяці.

Щоб виконати це – потрібно звернутися до команди Select Data (Вибрати дані). Відкриється вікно Select Data Source (Вибір джерела даних), в якому перший параметр Chart Data Change (Діапазон даних діаграми) відповідає за зміну діапазону даних за яким будується діаграма, команда Switch Row/Column (Повернути вісь) змінює дані які будуть міститися на осях Х та Y, далі за допомоги регулюючих кнопок Add (Додати), Edit (Редагувати) та Remove (Видалити) можна вказати які саме дані будуть відображені на діаграмі, або зняти чи поставити галочки навпроти категорій даних.

В нашому випадку, ми залишаємо галочки тільки навпроти літніх місяців, натискаємо кнопку ОК і наша діаграма одразу змінює свій вигляд, завдання виконано.

Звернемо свою увагу, що при виділенні діаграми біля її лівого верхнього кута з’являються три ярлички, вони мають назву – Керуючі ярлички. За допомоги цих ярличків можна швидко редагувати та форматувати поточну діаграму.

Ярлик зі знаком відповідає за елементи діаграми Chart Elements; ярлик зі знаком відповідає за стилі діаграм Chart Styles, а ярлик зі знаком відповідає за фільтри діаграми Chart Filters, тобто можна обирати які ряди або категорії будь присутні на діаграмі.

Як бачимо ці керуючі ярлики повністю дублюють параметри налаштувань діаграм із вкладки Design (Конструктор).

Форматування діаграм.

Форматування діаграми полягає в зміненні оформлення як діаграми в цілому, так і окремих її об’єктів.

Для форматування окремого об’єкта діаграми його потрібно виділити.

Давайте тепер спробуємо змінити вигляд Ряду даних, тобто змінити колір і геометричну фігуру яка відповідає за елемент ряду даних.

Змінюємо колір елемента ряду:

• виділяємо будь-який елемент з ряду даних;
• переходимо у вкладку Format (Формат) і у розділі Shape Styles (Стилі фігур) обираємо бажаний стиль фігури (колір та контур фігури) або самостійно обираємо і застосовуємо потрібне форматування.

Однак, поки що замінити нашу стандартну геометричну фігуру на іншу ми не можемо. Для цього треба виконати ряд дій.

Змінюємо геометричну фігуру елемента ряду:

• змінюємо тип діаграми на 3-D;
  • виділяємо діаграму;
  • переходимо на вкладку Design (Конструктор) розділ Change Chart Type (Змінити тип діаграми);
  • серед переліку типів діаграм знаходимо використовуваний тип діаграми;
  • обираємо показ даних у 3-D;
  • застосовуємо до діаграми обраний стиль.
• виділяємо будь-який елемент з ряду даних;
• клікаємо по ньому правою клавішею миші і обираємо у контекстному меню пункт Format Data Series (Формат ряду даних);
• з правого боку програми з’являється допоміжне меню форматування, в якому переходимо у розділ Series Options (Параметри ряду);
• ставимо галочку навпроти зображення іншої геометричної фігури і попередня фігура автоматично змінюється новою.

Отже, змінити стандартну геометричну фігуру елементу ряду є задачею не тривіальною, зробити це можна тільки коли наша діаграма має об’ємний вигляд (3-D).

Гаразд, повернемо нашу діаграму до початкового вигляду. Ми бачимо, що діаграма має поле для введення назви Chart Title (Назва діаграми). Щоб змінити назву діаграми виділяємо це поле і вводимо потрібну назву.

Тепер, спробуємо змінити інтервал значень на осі Y, для цього звернемося до вкладки Format (Формат). У розділі Current Selection (Поточний виділений фрагмент) розгорнемо список в якому перераховуються усі фрагменти діаграми. Обираємо фрагмент який відповідає за форматування значеннь на горизонтальній осі – Vertical (Value) Axis (Вертикальна вісь (значень)) i натискаємо на кнопку Format Selection (Форматувати виділений фрагмент). Після цього, з правої сторони з’явиться відповідне меню, де треба обрати розділ Axis Options (Формат осі). Перейдемо до елементів форматування.

Змінюючи значення параметрів з розділу Bounds (Межі), а саме параметри значень Максимум та Мінімум або значення Основних одиниць можна досягнути бажаного результату.

Звернемо увагу на такий параметр форматування як Values in reserve order (Зворотній порядок значень). Застосувавши його ми змінюємо напрямок відліку по осі.

Ще одним цікавим параметром є Axis value (Значення осі) за допомоги його можна змінювати положення осі абсцис (ось Х) відносно осі Y. Тобто ось Х можна переміщати горизонтально змінюючи початкове значення в якому остання буде перетинати ось Y, за замовчуванням це значення дорівнює нулю.

Отже, спробуємо застосувати ці налаштування до нашої діаграми: змінимо порядок значень на зворотній, змінимо початкове значення осі на 5.

Міні-діаграми або Sparklines (спарклайни).

Спарклайни – це маленькі діаграми, що вміщуються в одну клітинку, вони дозволяють відобразити тренди безпосередньо поруч з даними. Займаючи мало місця, ці міні-діаграми дозволяють продемонструвати тенденцію даних в зрозумілому і компактному графічному вигляді.

Порядок дій при створенні міні-діаграми:

• обираємо клітинку або діапазон клітинок для виводу міні-діаграм;
• переходимо на вкладку Insert (Вставлення) і у розділі Sparklines (Міні-діаграми) обираємо тип спарклайна: Line (Лінійчата), Column (Стовпчаста), Win/Loss (Виграш/програш);
• у вікні Create Sparklines (Створення міні-діаграм) в полі Data Range (Діапазон даних) вказуємо діапазон клітинок на основі яких будуть створені міні-діаграми;
• для вставлення міні-діаграм у клітинки натискаємо кнопку ОК.

Вставка міні-діаграми за допомоги Quick Analytics (Швидкий аналіз):

• виділяємо діапазон клітинок на основі яких будуть створено міні-діаграму;
• у правому нижньому куті останньої клітинки виділеного діапазону з’явиться ярличок швидкого аналізу;
• натиснувши на цей ярличок викликаємо допоміжне меню серед розділів якого є міні-діаграми;
• переходимо до розділу і обираємо потрібну діаграму.

Після цього у обраній клітинці з’являється міні-діаграма, а на стрічці команд область Sparkline Tools (Знаряддя для міні-діаграм) з додатковою вкладкою Design (Конструктор). За допомоги команд цієї стрічки можна змінювати дані міні-діаграм.

Розглянемо детальніше настройку параметрів горизонтальній осі. Якщо в діапазоні даних є дати, то краще вибрати в списку параметрів Axis (Вісь) варіант Date Axis Type (Тип осі дат), щоб розташувати точки даних на Міні-діаграмі для показу неоднакових періодів. Для того щоб ці точки відображалися, треба встановити відповідні позначки навпроти параметру Markers (Позначки) у розділі Show (Відобразити).

Оскільки Міні-діаграма – це невелика діаграма, що вбудована в клітинку, тому в цю клітинку також можна вводити і текст, а Міні-діаграма в цьому випадку буде використовуватися в якості фону.

Незаперечною перевагою Міні-діаграм є те, що їх, на відміну від звичайних діаграм, можна роздрукувати разом з таблицею, з якою вони представлені.